Od jednej awarii do stałej opieki nad systemem studia

Zaczęło się od niedziałających powiadomień

Klient prowadzi firmę usługową przez system obsługujący grafiki, rozliczenia, wypłaty i wiadomości dla zespołu. Zgłosił awarię powiadomień. Podczas sprawdzania wyszły na jaw problemy znacznie poważniejsze, bo dotyczące pieniędzy i dostępu do danych firmy.

Co znalazłem

• Wypłata nie zerowała salda. Ten sam przycisk można było nacisnąć ponownie i utworzyć kolejne potwierdzenie.
• Nowa osoba dostawała dostęp od razu po zalogowaniu kontem Google. Brakowało akceptacji właściciela.
• Powiadomienia z Telegrama były blokowane przez używaną platformę.
• Niektóre zestawienia dat prowadziły do podwójnego naliczenia opłat.

Nie proponowałem wymiany całego systemu. Najpierw oddzieliłem błędy krytyczne od niedogodności i ułożyłem naprawy tak, by działalność mogła trwać bez przerwy.

Jak zostały usunięte ryzyka

Wypłata albo wykonuje się w całości, albo nie wykonuje się wcale

Utworzenie potwierdzenia i wyzerowanie salda zostały połączone w jedną operację. Jeśli którykolwiek krok zawiedzie, zmiana jest cofana. W ten sposób system nie może zostawić połowy rozliczenia i pozwolić na ponowną wypłatę tej samej kwoty.

Dostęp dopiero po decyzji właściciela

Nowy użytkownik trafia teraz do poczekalni. Dopiero po zatwierdzeniu otrzymuje odpowiednią rolę i widzi dane potrzebne do swojej pracy. Samo posiadanie konta Google nie wystarcza już do wejścia do systemu.

Powiadomienia niezależne od ograniczeń platformy

Zamiast dalej walczyć z blokadą, zbudowałem niewielki pośredni moduł. Odbiera wiadomości z Telegrama, sprawdza ich poprawność i przekazuje je w formie, którą główny system potrafi przyjąć. Działa osobno, więc aktualizacja jednej części nie wyłącza drugiej.

Historia operacji widoczna dla właściciela

Sposób naliczania opłat został uporządkowany, a każda zmiana otrzymała zapis czasu, źródła i rodzaju operacji. Dzięki temu nietypowe rozliczenie można sprawdzić bez zgadywania, co wydarzyło się wcześniej.

Efekt pierwszych napraw

System pozostał znajomy dla pracowników, ale przestał opierać bezpieczeństwo na nadziei, że nikt nie kliknie dwa razy. Właściciel kontroluje dostęp, widzi historię rozliczeń i ponownie otrzymuje potrzebne powiadomienia.

Co doszło później

Po pierwszych naprawach współpraca zamieniła się w stałą opiekę. Każdy kolejny moduł to osobny etap: zakres i cena ustalone z góry, potem wdrożenie bez zatrzymywania pracy i gwarancja. Dziś na tym samym systemie pracują dwie lokalizacje.

• Wypłaty w kilka sekund

  Rozliczenie 210 pozycji trwa 3,9 sekundy zamiast ponad dwóch minut zakończonych błędem.

  Jak to naprawiłem →

• Nocny audyt wypłat

  Co noc system sam sprawdza ostatnie wypłaty w obu lokalizacjach i wysyła alarm tylko wtedy, gdy coś się nie zgadza.

• Szafki

  Kalendarz szafek z opłatą tygodniową albo roczną. Recepcja jednym kliknięciem dolicza ją do rozliczenia albo oznacza jako zapłaconą.

• Zamówienia posiłków

  Zamówienia z menu na każdy dzień, rozliczane razem z wypłatą. Kto zapomni zamówić, dostaje przypomnienie.

• Tłumaczenia menu

  Menu na tydzień wpisuje się raz — tłumaczenia na języki zespołu powstają same.

• Boty Telegram z kodem QR

  Pracownik łączy konto z botem, skanując kod QR, zamiast przepisywać kod ręcznie. Cztery boty w dwóch lokalizacjach.

Poprawka, która znalazła więcej

Przy jednej z późniejszych zmian automatyczna wiadomość nie wychodziła dla części nowych profili. Zgłoszone były cztery takie przypadki. Zamiast poprawić tylko objaw, dodałem w panelu osobny widok na niepełne dane — i system sam pokazał czternaście zapisów z tym samym problemem. Każdy trafił do przeglądu właścicielki, a nowe profile od razu dostają właściwe ustawienia.

Część przyczyny leżała w mojej wcześniejszej zmianie, więc poprawiłem ją w ramach gwarancji, bez dopłaty. Tak to działa: jeśli coś w uzgodnionym zakresie nie działa, naprawiam to ja.

Wniosek dla firmy

Narzędzie zbudowane bez tradycyjnego programowania nie musi być wyrzucone, gdy zaczyna obsługiwać większą firmę. Trzeba jednak wiedzieć, które elementy można zostawić, a które — zwłaszcza pieniądze, uprawnienia i dane osobowe — wymagają dodatkowych zabezpieczeń. Potem można spokojnie dobudowywać kolejne części.